電話代行サービスは、コスト削減をめざす企業や少人数精鋭で運営している企業にとって便利なシステムです。最大のメリットは、人件費を抑え、顧客への適切な電話対応が期待できるというところにあります。顧客の立場からすれば、いつかけてもなかなか電話がつながらないと、不満がたまり、その企業への評価は下がります。いつかけても電話がつながり、丁寧で正確な対応をうけることができれば、信頼度が増し、高評価につながります。

電話代行会社のサービスのメインとなるのは、利用者の事務所にかかってきた電話が電話代行会社に転送され、オペレーターが対応し、取次ぎを行うというものです。対応した内容は、EメールやFaxなど利用者の希望する連絡方法で報告されます。営業時間外や休日、深夜や早朝にかかってくる電話の対応も可能です。多くの電話代行企業が24時間365日対応しています。

また、弁護士や司法書士、税理士などの事務所、保険代理店や不動産会社など、電話対応時に専門知識が必要な業種も対応可能です。専門的な内容を的確に対応できてこそ、顧客の獲得や信頼につながるため、業種によってはとても大切なポイントです。また、クレーム対応専門や、英語をはじめとした外国語に対応できるサービスもあります。会社によって必要とするサービスは異なります。

また電話代行会社によってオペレーターの質には大きな差があります。どのようなサービスを必要としているのかを明確にし、料金の安さだけでなく、内容もよく吟味して最適な会社を選びましょう。